5 astuces pour calculer le nombre de fournitures à prévoir pour un événement

L’organisation d’un événement est loin d’être une tâche facile. Entre la détermination du nombre d’invités et l’organisation des assises, c’est un parcours ardu qui mérite une attention spécifique. L’équipement événementiel se décline en différents types et il est important de connaitre le nombre d’accessoires nécessaires surtout quand il y a de la boisson à servir. Découvrez dans cet article des astuces pour déterminer le nombre de fournitures à prévoir pour un événement.

Le volume de boisson pour calculer le nombre de gobelets réutilisables

La première astuce pour savoir combien de gobelets réutilisables seront nécessaires pour votre événement est toute simple. Déterminez le nombre de fûts de bière ou bien la quantité d’alcool et vous prévoirez le nombre qu’il faut. Avec le vin ou les softs, vous pouvez procéder de la même façon en divisant le volume de boisson disponible par la capacité de chaque gobelet.

Avec cette méthode, vous appliquez une formule banale : une consommation équivaut à un verre et vous êtes sûrs de toujours avoir des gobelets réutilisables. Pour en savoir plus sur ces derniers, vous pouvez voir ce site sur lequel vous aurez l’essentiel des informations y afférentes. Les principaux avantages de cette astuce sont :

• la disponibilité permanente de verre ;
• le service de boisson en masse et en quantité suffisante ;
• la facilitation de la logistique ;
• et l’absence de lavage sur le site.

Le seul inconvénient lié à cette méthode est qu’il vous faudra un nombre important de gobelets réutilisables. Vous pouvez utiliser cette technique lorsque vous attendez plus de 3000 personnes à votre événement et que la distribution de boisson représente une source de revenus importante pour vous. En outre, vous pouvez aussi conserver les verres afin de prendre de l’avance sur les rushs.

Se baser sur le nombre d’invités pour déterminer le nombre de fournitures

Une autre astuce pour calculer le nombre de fournitures nécessaires à votre événement consiste à vous focaliser sur le nombre de personnes que vous avez invitées ou qui seront présentes à votre événement. Pour cela, vous devez d’abord faire une liste de vos invités.

Conseils pour faire une liste complète d’invités

Il est judicieux de prendre des dispositions pour la liste. Vous devez commencer par créer une série de groupes dans lesquels vous aurez à classer les invités potentiels. Vous pouvez faire des classes titrées comme : famille proche, famille éloignée, amis proches, amis d’enfance, collègues, etc.

Faites d’abord un brouillon dans lequel vous affecterez les noms convenables à chaque groupe. Après cela, prenez le temps de relire correctement. L’idéal serait de faire cette tâche avec une autre personne qui connait également votre relationnel ou qui sait le nombre cible que vous visez pour votre événement.

Ensuite, mettez le brouillon au propre et comptez le nombre de chaque catégorie. Faites enfin la somme des nombres que vous aurez trouvés. Si votre événement consiste à faire des activités pour une soirée entre amis, vous n’aurez pas besoin de réaliser ce brouillon puisque vous connaissez exactement leur effectif.

Faire des approximations

Après avoir déterminé le nombre de personnes conviées à votre événement, vous devez garder à l’esprit que c’est le nombre juste pour certaines fournitures telles que les chaises, les fourchettes, les cuillères, les torchons, les plats, etc. Toutefois, il est toujours recommandé de prévoir un nombre supplémentaire pour ces fournitures.

Pour cause, de nombreuses situations inattendues peuvent survenir. Dans ces cas, il ne serait pas intéressant d’être en manque d’accessoires pour le bon déroulement de votre événement. En effet, un accident peut se produire vous faisant perdre certains éléments. Si entre-temps, vous avez pris des précautions pour répondre à un tel imprévu, vous n’aurez pas de difficultés à vous en sortir.

Estimer la surface du lieu de l’événement pour déterminer certains nombres

L’équipement événementiel est très varié, car lors d’un événement, divers éléments sont impliqués. Entre autres, on peut citer : les équipements de sonorisation, de réception, de service, du personnel présent, de sécurité, etc. Parmi ces différentes catégories, il y en a dont le nombre dépend de la surface sur laquelle l’événement aura lieu.

Par exemple, pour les tables, vous aurez besoin de déterminer la superficie sur laquelle vous voulez installer les convives. Bien évidemment, il doit y avoir de l’espace entre elles afin de permettre la libre circulation des personnes. Il est important de prêter une attention particulière à cette étape pour ne pas fausser les calculs.

S’il le faut, rendez-vous sur les lieux afin d’avoir l’endroit sous les yeux pour pouvoir faire une estimation correcte. De cette phase dépendra le nombre de chaises à mettre à chaque table. Vous pourrez ainsi définir les assises selon les différents types d’invités.

Utiliser les formats pour calculer le nombre d’imprimés indispensables pour l’événement

Dans le secteur événementiel, les imprimés font partie des fournitures. Ceux-ci sont aussi variés les uns des autres. Il y a entre autres : les cartes d’invitation, les tickets, les flyers, les bâches, les dragées, les numéros de table, etc. Pour connaitre le nombre de chacun de ces imprimés, vous devez tenir compte des différents formats que vous souhaitez. En fonction de ces dimensions, vous pourrez déterminer le nombre qu’il faut pour la réussite de votre événement et surtout pour que tous ceux qui sont présents soient satisfaits.

Déterminer votre budget pour un calcul optimal du nombre de fournitures

L’organisation d’un événement dépend en grande partie du budget que vous y allouez. C’est ce dernier qui déterminera le nombre de fournitures que vous pouvez acquérir. Ainsi, vous devez savoir clairement de combien vous disposez. Si vous avez des sponsors et des partenaires dans votre projet, vous devez les inclure dans le budget total. À partir de là, vous pourrez attribuer à chaque volet la somme qui sera convenable. Ainsi, vous serez en mesure de calculer aisément le nombre de fournitures utiles à chaque classe.

En somme, pour calculer le nombre de fournitures à prévoir pour un événement, vous devez d’abord connaitre votre budget. Ensuite, vous aurez à déterminer le nombre d’invités afin de décider de la quantité d’accessoires événementiels nécessaire.