Quelles solutions d’archivage utiliser pour les documents d’entreprise ?
Toute entreprise est dans l’obligation de gérer ses documents d’entreprise de manière efficace. Une mauvaise gestion peut très vite devenir néfaste pour l’entreprise. Le non-respect de la réglementation des durées légales de conservation des documents ou leur perte par manque de temps et d’organisation nécessaire et suffisante pour les classer et les archiver correctement, sont à considérer comme des négligences ou des disfonctionnements pouvant conduire l’entreprise à perdre des informations importantes, voir même provoquer sa faillite (cela s’est vu !). C’est pourquoi, la gestion des documents d’entreprise constitue un enjeu majeur à maîtriser.
La GED une solution clé pour les entreprises en pleine transformation digitale
La Gestion Electronique des Documents ou GED occupe désormais une place importante au sein des entreprises cherchant à profiter de l’évolution du numérique et de la transformation digitale des outils de gestion et autres moyens de production. Grâce à l’archivage électronique, aujourd’hui, la gestion des archives atteint un degré de maturé avancé qui rend possible de manière pratique et facile :
- L’accessibilité rapide et centralisée des informations et données
- Une efficacité de traitement des documents favorisant ainsi la réduction du temps et des coûts de gestion
- Une gouvernance maîtrisée des archives (création, conservation, élimination des documents d’archives…) entraînant par là même une meilleure gestion du stock d’archives et une réduction du volume de stockage
- Une gestion des archives optimisée source d’efficacité et de satisfaction aussi bien auprès des collaborateurs, partenaires ou fournisseurs que des clients
- Une optimisation des tâches à faible valeur ajoutée pour également recentrer l’entreprise sur son corps de métier et développer sa rentabilité
- Apporter une solution de gestion capable de sécuriser les documents en toute circonstance (garantir une traçabilité des plus fiables, rendre les archives pérennes et sécuriser leurs accès…)
Quels sont les avantages de la GED ?
Ce procédé de gestion informatisé présente de nombreux avantages pour les entreprises désireuses souhaitant non seulement gérer leurs archives efficacement, mais aussi garantir à leurs fournisseurs comme à leurs clients une interaction améliorée et innovantes.
La priorité étant pour elles de réaliser des gains de productivité et de qualité grâce à cette solution destinée à améliorer la gestion des documents tout en valorisant leur contenu comme leur partage. Les premiers avantages concernent la centralisation possible des documents obtenu avec la GED, favorisant ainsi un gain de place (diminution des archives papiers), un gain de temps et de réactivité (la recherche étant quasi-instantanée, facile et pratique par mots clé et moteurs de recherche performants), un gain de qualité dans le traitement des documents (les documents sont facilement mis à jour et les cas de doublons rapidement éliminés), et un gain de sécurité et de confidentialité (droit d’accès définis selon des critères d’attribution spécifiques et en fonction du type de document). Enfin la gestion des flux documentaires s’en trouve également améliorée et davantage pertinente pour les différents flux documentaires qui véhiculent l’information liée à l’activité d’une entreprise (documents reçus, produits, existants, papiers, électroniques…).
L’archivage physique reste d’actualité
La seconde solution possible pour archiver les documents efficacement est l’archivage physique qui reste malgré tout d’actualité. Sachant que l’avènement du digital au sein des organisations et entreprises n’a pas encore signé le « zéro papier ». Bien au contraire le papier a encore de beaux jours devant lui et les 2 solutions coexistent pour ainsi dire. D’ailleurs, nous tendons aujourd’hui à une égalité de traitement de fiabilité entre les documents physiques et électroniques.
Ce qui reste encore un frein au tout numérique et à la numérisation intégrale, c’est sans doute le coût encore trop élevé pour les entreprises à faire le choix définitif et exclusif de la gestion électronique intégrale du fonds des archives.
Image Arcalys : Société experte en archivage physique
Les enjeux de l’externalisation des archives physiques
De plus, le choix de confier ses archives à une société de tiers archivage représente encore un poids suffisant pour faire pencher la balance vers l’archivage physique et les modèles de gestion externalisés correspondants sources d’enjeux non négligeables. L’archivage physique convenant davantage aux petites et moyennes entreprises ne disposant pas suffisamment de ressources ni de moyens techniques. Aussi, ces structures ont souvent peu document papier à gérer et nécessitant parfois peu moyen étant donné que l’archivage physique et l’accessibilité aux documents d’archives sont simples et facilités.
Grâce à l’externalisation, les chefs d’entreprise peuvent en toute sérénité se reposer sur des experts et profiter de leurs compétences et expériences de l’archivage pour rester dans la conformité vis-à-vis de la gestion des archives. En déléguant cette tâche délicate, leurs documents seront toujours mis à jour, accessibles et conformes à la réglementation toujours en évolution. Ainsi, ils pourront librement se consacrer davantage à leurs activités et récupérer des surfaces de bureau pour développer leurs productivités. Tout en sachant que les services d’externalisation garantissent pleinement l’accessibilité, la disponibilité et l’exploitabilité des archives confiées.
Voir aussi : La gestion des archives physiques d’une entreprise
