Comment assurer la continuité des services publics après une catastrophe naturelle ?

Une structure (publique ou privée) peut être confrontée à un sinistre ou une situation désagréable susceptible de perturber son activité. On peut citer par exemple un incendie ou des dégâts des eaux. Ces phénomènes peuvent avoir des conséquences graves sur le fonctionnement général de la structure et affecter la productivité. Pour les services publics, il est impératif d’assurer la continuité des activités pour répondre aux besoins des citoyens. Pour ce faire, il faudra suivre différentes étapes que nous vous expliquerons dans cet article.

A voir aussi : Le reporting ESG pour s’assurer de la valeur des projets

Mettez en place un plan de continuité d’activité

Nulle structure, peu importe sa taille ou son activité, n’est à l’abri d’une situation de crise. Afin de faire face à une catastrophe naturelle et de maintenir la continuité des activités malgré les circonstances, vous devez disposer d’un plan de continuité de l’activité (PCA). Celui-ci identifie diverses situations de crises pouvant survenir et liste des solutions à adopter pour chaque situation. Grâce au plan d’action préétabli, vous parviendrez à limiter les risques internes, les impacts sur votre image et éviter la fermeture. Il est donc important pour les services publics de mettre en place un PCA pour ne pas être pris au dépourvu. Les principaux avantages de ce plan sont les suivants :

• faire ressortir les risques majeurs auxquels le service est exposé,
• analyser les impacts d’une éventuelle catastrophe,
• élaborer les mesures à prendre en situation de crise,
• définir les réactions à adopter en cas d’urgence,
• déterminer les procédures à suivre,
• faciliter la continuité des activités,
• réduire les impacts économiques, commerciaux, humains,
• garantir la protection et la sécurité des employés,
• garantir la relance des activités après la crise.

Le Secrétariat général de la Défense et de la Sécurité nationale (SGDSN) a établi diverses mesures à adopter par les entreprises et organisations afin d’établir ce plan. Nous vous recommandons de commencer par déterminer les zones géographiques ainsi que vos prestations et de les intégrer au Plan de Continuité d’Activité. Le but est de définir et de classifier les exigences de continuité en identifiant les besoins. Il est essentiel d’établir un niveau de service minimum et de fixer une limite maximale pendant laquelle vous serez indisponible.

A voir aussi : Comment vendre des services et prestations aux entreprises ?

Identifiez également les risques, examinez-les et définissez les scénarios à considérer. Cette phase implique d’inclure dans le plan tous les risques qui pourraient se produire malgré les mesures de prévention. Pour assurer la continuité de votre activité en cas de crise, vous devez aussi établir de manière formelle les moyens et procédures à appliquer. Ce sera l’occasion de définir les ressources qui seront mobilisées dans ces circonstances.

Pensez aux bâtiments modulaires pour assurer la continuité des services publics

Si la catastrophe a affecté le bâti, alors vous devez trouver une solution provisoire. En ce sens, opter pour un bâtiment modulaire reconditionné demeure la meilleure alternative en achat ou en location. Il existe aujourd’hui des sociétés spécialisées dans le modulaire de réemploi. Elles seront en mesure de vous proposer des modulaires d’occasion ou des modulaires reconditionnés et reconfigurés selon votre usage et vos besoins.

D’autre part, ces entreprises vous proposent un ensemble de services tels que la pose, le transfert, la maintenance et même le rachat des préfabriqués à la fin de votre utilisation. De ce fait, tout est pris en charge pendant la durée de reconstruction de vos anciens bâtiments.

L’avantage principal d’une installation de bâtiments modulaires se situe au niveau du délai et de la modularité. Les modules étant en stock, la pose des modules intervient rapidement afin de sécuriser au plus vite les équipements, les documents, etc., et permettre une reprise rapide de l’activité pour les salariés. De plus, la taille du bâtiment modulaire peut être ajustée en fonction de vos besoins.

Entre la location et l’achat, la première présente aussi comme avantage l’absence de formalités. En effet, il ne sera pas nécessaire de demander un permis de construire. De plus, si vous avez besoin de plus d’espace, l’ajout peut se faire rapidement, à condition de ne pas dépasser une durée de 3 mois. Si vous optez pour un achat des préfabriqués, vous n’aurez pas besoin de faire une demande de permis en dessous de 40m². L’atout majeur de l’achat réside dans le coût qui sera plus faible que la location surtout avec une proposition de rachat.

Le maintien de l’activité reste la préoccupation principale afin d’assurer la continuité des services publics. Ainsi, il est conseillé d’installer ces structures modulaires rapidement afin de continuer de répondre aux besoins des citoyens.

Maintenez une communication claire et régulière avec le public

La communication est indispensable lorsque le service public est victime de sinistre. Au début, elle doit être assurée par une personne qui a une bonne compréhension de l’institution, de la situation et des conséquences. Si vous avez la chance d’avoir un chargé de communication, alors cette tâche lui sera confiée. Celui-ci pourra communiquer avec prudence et de manière réfléchie, tout en contrôlant les informations à fournir.

En interne, faites circuler rapidement les instructions et les mesures envisagées. L’idéal est de suivre un schéma bien défini pour la gestion de la crise afin d’assurer une communication cohérente. Autrement dit, le coordinateur donne des instructions aux chefs d’équipe concernant les opérations d’évacuation, de logistique, de communication et de traitement. Ensuite, les chefs se chargent de transmettre les consignes aux membres. La communication doit se baser sur des instructions générales et précises, sans submerger le personnel avec des détails inutiles.

Pour la communication externe, il est important se maîtriser l’information avant de s’adresser aux médias. De plus, vous devrez préparer des réponses aux éventuelles questions qui peuvent être soulevées. Nous vous recommandons de partager les informations sur le début et la gestion du sinistre. Soyez prêt à accueillir les journalistes qui viendront sûrement sur les lieux pour des reportages et prises d’images. Cependant, les débats sont à éviter si vous ne disposez pas de toutes les informations. L’objectif de la communication externe sera de :

• rassurer le public,
• demander du soutien si nécessaire,
• récapituler les faits,
• évoquer les actions déployées,
• fournir des informations sur le futur,

Il est également important de ne pas révéler trop d’informations afin de préserver la sécurité et la confidentialité.

Anticipez en assurant un stockage des données efficace

La protection des données via la sauvegarde est primordiale afin de limiter les risques de perte complète ou partielle. Elle permet en effet de restaurer les systèmes après un sinistre. Il existe diverses méthodes de stockage qui permettent de sauvegarder vos données et de les récupérer après le sinistre.

En général, les entreprises optent pour une variété de méthodes de stockage pour leurs données. Le stockage amovible se connecte à un appareil avant d’être déplacé vers un autre emplacement. On peut citer par exemple le stockage sur bande, les disques externes, les formats de disques optiques… Le stockage en réseau intègre une connexion réseau directe à l’appareil à sauvegarder. Il regroupe de nombreux disques dans un seul et unique appareil pour offrir plus de stockage.

Enfin, le cloud est une méthode de stockage dans des centres de données dédiés, où le stockage de sauvegarde peut être soit physique soit virtuel. Le cloud computing élimine considérablement la nécessité de gérer, configurer et entretenir les équipements de stockage. De plus, les sauvegardes peuvent protéger à la fois les ressources stockées sur le cloud et celles sur site. Vous savez à présent comment faire pour assurer la continuité de vos activités après un sinistre. Entourez-vous de vos équipes et basez-vous sur le plan de continuité d’activité pour bien gérer cette situation.