Gestion des archives en entreprise : les notions clés de l’archivage
Gérer l’archivage des documents en entreprise n’est pas à la portée de tous, mais cela ne veut pas dire qu’il s’agit d’une mission impossible à réaliser en interne. Beaucoup d’entreprises le font et arrivent très bien à s’en sortir au fil des années, avec des méthodes qui prennent en compte des règles relativement faciles à suivre, des notions clés garantes d’un archivage efficace.
L’archivage en entreprise : d’une importance capitale
Même si l’archivage est une contrainte qu’impose la loi, il n’en est pas moins une nécessité pour les entreprises. Savoir quoi faire de ses documents revêt un enjeu économique de nos jours. Il peut s’avérer très coûteux si l’on ne s’y prend pas de la bonne manière et si l’on ne suit pas à la lettre le processus d’archivage à la lettre. Cette procédure comporte 3 étapes : le rangement, le classement et la conservation. Vous l’aurez compris, archiver consiste d’une part à garder intact les documents d’une entreprise pendant un laps de temps défini, et d’autre part à les rendre accessibles à tout moment pour consultation. Si une entreprise vient à manquer à ses obligations, il peut s’exposer à de sévères sanctions au regard de la loi. L’égarement d’une facture peut par exemple coûter très cher, si un contrôle fiscal se présente.
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Reconnaître les différentes catégories de documents à archiver
Une entreprise est tenue d’archiver tout document qu’elle produit ou qu’elle reçoit tout au long de son activité. Les archives conservées relateront chaque moment de la vie d’une entreprise, administrativement parlant. Les documents se présentent sous différents types de supports : papiers, électroniques ou photographiques. La gestion des archives physiques varie selon le type support et les spécificités de l’entreprise (son organisation et ses activités). On prend également en compte les différentes catégories d’archives. En règle générale, on les classe selon la théorie des 3 âges : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives historiques.
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Il faut savoir que tous les documents n’ont pas la même valeur, certains restent plus importants que les autres. C’est pourquoi il convient de les distinguer. Il y a premièrement les dossiers vivants qui doivent rester à portée de main et garder dans le bureau. Les informations qu’ils contiennent importent dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Les dossiers clos représentent la seconde catégorie de dossiers. Ils peuvent être gardés dans un entrepôt ou une pièce destinée à l’archivage. Leur durée de conservation est définie par loi et la politique d’archivage de l’entreprise. Ils constituent une preuve sur les activités de l’entreprise. Les archives définitives concernent tous les documents dont le délai de conservation prévu par la loi est dépassé, mais que l’on décide quand même de garder. Ils revêtent un intérêt purement historique et n’ont plus forcément une valeur légale.
Les principes du Record Management
Le Record Management désigne l’ensemble des procédures à suivre pour classer les documents. Il suit des règles assez strictes qui permettent d’organiser ainsi que de gérer avec efficacité et durablement les archives. Le classement des documents est primordial pour ne pas se retrouver sous un entassement de documents sans queue ni tête et sans logique d’entreposage. Il permet alors de retrouver rapidement un document si besoin.
Les principes du Record Management sont assez simples, à commencer par l’importance du traitement des documents dès leur création. Ces derniers doivent être bien organisés pour être facilement accessibles. Le classement prend en compte les durées de conservation des documents. Il en assure aussi une traçabilité infaillible et une conservation optimale. À noter qu’un Record Management efficace possède la norme ISO 15489, qui est une norme internationale reprise par l’association française AFNOR.
Par ailleurs, il convient de faire la différence entre les notions de classement et de rangement. Le rangement consiste à entreposer ou stocker des documents dans une pièce sans pour autant y affecter une logique d’entreposage, contrairement au classement qui est l’action d’affecter chaque document à une place bien définie. Le classement catégorise alors chaque document afin de les différencier, de les hiérarchiser et même de les structurer. Il existe différentes méthodes de classement, dont les plus fréquentes suivent un ordre chronologique, alphabétique, numérique ou systématique. Une entreprise peut choisir sa méthode de classement selon ses besoins et la nature des documents à archiver.
Voir aussi la définition de l’archivage dans le lexique de l’archivage de la société Arcalys.
