Détruire des documents : quelle est la procédure de destruction d’archives ?
En France, la vie des entreprises est régie par une législation administrative précise, qui impose notamment une compilation précise des différents événements qui la définissent. Ainsi, l’archivage documentaire est un impondérable de la gestion des sociétés. Pour les entrepreneurs, il implique donc de consacrer un espace dédié dans les locaux de l’entreprise mais également la planification de plages horaires spécifiques nécessaires à la compilation.
Lorsque les locaux deviennent trop exigus ou que la durée légale de conservation des documents est atteinte, il devient alors urgent de se débarrasser des archives en question. La procédure de destruction d’archives ne peut pourtant pas se faire à la légère puisqu’elle doit répondre aux exigences réglementaires en vigueur. Ainsi, les entreprises se doivent de faire appel à une société spécialisée, capable d’éliminer leurs archives de manière sécurisée, en conformité avec la loi. Explications.
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La destruction des archives, une obligation réglementaire
En plus d’être nécessaire pour optimiser le stockage et l’archivage documentaire, l’élimination des archives répond en plus aux contraintes législatives commandées par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette directive nationale impose à toutes les sociétés de détruire leurs archives confidentielles pour éviter qu’elles ne soient reproduites et diffusées illégalement. La destruction d’archives est donc incontournable pour toute entreprise qui souhaite se mettre en conformité avec la loi.
Faire appel à une société de destruction des archives vous permet donc d’éviter les ennuis administratifs et judiciaires tout en développant votre politique d’archivage de manière cohérente, grâce à une gestion documentaire maîtrisée. La procédure de destruction des archives suit des règles précises et il est indispensable de recourir aux services de spécialistes qui garantissent la confidentialité de vos dossiers jusqu’à leur élimination effective.
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La procédure de destruction d’archives
Toute procédure de destruction des archives commence obligatoirement par une demande écrite de l’entreprise, accompagnée, pour les institutions publiques, du bordereau visé par l’Administration des Archives. A réception du courrier, le personnel qualifié pointe, grâce à la liste validée, les différentes archives à détruire puis procède à leur extraction des cellules de conservation dans lesquelles elles ont été convoyées. Voici un exemple de bordereau d’élimination d’archives standard à adjoindre au courrier.
Les archives à détruire sont ensuite rassemblées sur des palettes puis envoyées sur site en attente de leur élimination. Pour un procédé sûr et sécurisé, l’ensemble des documents arrivant sur site sont broyés dans la journée, au sein d’un local constamment fermé au public et surveillé par vidéo en permanence. La garantie d’une élimination sans risque de fuite et l’assurance, pour les entreprises, de voir leurs archives éliminées rapidement en pleine conformité avec les directives du RGPD.
Méthodes et certification de destruction
En plein accord avec la norme NF Z 40-350, « Prestations en archivage et gestion externalisée de documents papier », les documents sont éliminés par broyage, ce qui rend impossible leur reconstitution. Après leur transfert sur site, les archives sont ventilées, brassées, déchiquetées au format standard, mises en balles puis pesées. Cette procédure garantit une confidentialité complète, en plein accord avec les dispositions légales.
Suite à ce process, le personnel établit un certificat de destruction des archives, témoignant du stockage des balles en zone sécurisée, en attente de leur transfert vers un lieu de recyclage adapté. La procédure de destruction d’archives se termine avec l’envoie au commanditaire d’un certificat attestant de l’opération et mentionnant notamment le nombre de conteneurs éliminés, la date et le type d’élimination. Les archives sont alors valorisées par recyclage, vous permettant ainsi de diminuer l’empreinte écologique de votre entreprise !
